De Ubuntu VergaderKring: Gedragen besluitvorming

Gedragen besluitvorming. Super belangrijk binnen Ubuntu management. Afgelopen week hielden we weer een UbuntuVergaderKring. Dit keer met ons eigen DreamTeam. Dat doen we regelmatig als er een dilemma of case is waar we een grote raadpleging op willen hebben. De UbuntuVergaderKring is het kloppende hart van ons bedrijf. Vooral voor belangrijke besluiten die iedereen aangaan of raken.  Het gaat hier over meer dan gedragen besluitvorming. Hier worden onze mensen onderricht in de values van de organisatie. Soms hebben we ook een UbuntuVergaderKring met partnerorganisaties. Een bizondere manier van programmamanagement overleg.

Hoe werkt de UbuntuVergaderKring?

De UbuntuVergaderKring, van oorsprong afkomstig uit Botswana, is gebaseerd op de LekGotla principes.  Het is een uiterst democratische besluitvorming waarbij het iedereen vrijstaat eraan deel te nemen. Inmiddels wordt deze vorm van besluiten nemen toegepast op het gehele continent en ook binnen organisaties.

Er is geen draaiboek voor dit soort kringvergaderingen. Laat ik het beschrijven.

In het midden staat de talking stick. Ja, in moderne Afrikaanse organisaties is  de talking stick inmiddels vervangen door de microfoon. Het goed en respectvol kunnen luisteren is immers onderdeel van het Afrikaanse DNA profiel, een Ubuntu value, dus niets staat modernisering in de weg. In het westen is een talking stick heel functioneel, heb ik ontdekt. Het is een krachtige tool om aandacht en geconcentreerd luisteren naar elkaar tot stand te brengen.  Want, ben nou eerlijk: In het westen krijgt de hardste roeper vaak gelijk en worden  besluiten al vaak voor de meeting genomen. De wet van de meeste stemmen geldt echter  niet binnen een Ubuntu organisatie. Draagvlak wel. maar niet door overtuiging maar door dialoog.

Als leider mag ik vervolgens de case of het dilemma presenteren waarop de raadpleging gevraagd wordt. Dat moet waarde vrij gebeuren. Ook mag ik iedereen uitnodigen en verwelkomen om een bijdrage te leveren. Daarna mag ik vooral luisteren, kijken en loslaten. Dat is voor een leider op zo’n moment belangrijker dan spreken.

Een inzicht delen is iets anders dan je mening geven

Vervolgens worden alle inzichten die een rol spelen bij de case geïnventariseerd en gedeeld. En dat zijn er vaak velen,  divers van aard en soms ook nieuw voor teamleden. Ook ik word iedere keer weer verrast, door de dynamiek rondom de case. Het dilemma of de case wordt als het ware langs alle kanten gefileerd. Waarheidsvinding, commerciële en niet commerciële belangen, gevolgen, impact, alles komt daarbij aan bod. Pas als iedereen het gevoel heeft dat alle inzichten gedeeld zijn kunnen we verder. De case is dan in zijn volle omvang ontleed.

Diversiteit als overlevingsmechanisme

De kleinste stem telt en wordt hierbij met aandacht gehoord.  Het zal je verbazen dat degene die nooit hard roept, zich nooit laat gelden, uiteindelijk het krachtigste inzicht geeft. In die zin verricht de talking stick binnen het kringproces wonderen. Hij biedt tijd, ruimte, rust en reflectie.

Ook onafhankelijk denkende geesten worden  genodigd en gewaardeerd.  Zij vormen de welkome weg van de meeste weerstand. Zij kunnen met hun afwijkende inzichten een heel beschermende functie hebben voor de organisatie. en daarmee voor het voortbestaan.

Leeftijd, positie, ervaringsjaren, etniciteit, man, vrouw: de UbuntuVergaderKring is bewust langs deze weg opgebouwd.

Een bijzonder circulair groeiproces

Ieders inzichten worden gewaardeerd en dat voelt en ervaart het team.

De volgende fase waarin het team terecht komt is de scenarios,- en oplossings fase. Een moment dat iedereen duidelijk aanvoelt. Het is zover, de energie verandert. Er staat iets te gebeuren.

En dan gebeurt er iets bijzonders. Je komt als team in een  circulair groeiproces terecht, een helix. Je groeit samen naar het beste scenario toe. De energie en creativiteit komt daarbij volledig vrij. In een opperste concentratie.  Mensen voelen zich veilig om te komen met ideeën die de case verder brengt. Er komt een resultaat tevoorschijn waar iedereen happy mee is en mee verder kan. De neuzen staan dezelfde kant op. Maar ook….Het team komt dichter bij elkaar. Mensen hebben elkaar vanuit een hele andere kant leren kennen en waarderen.

Het proces gaat vervolges de fase van conclusies, aanbevelingen en afspraken maken in. Mensen gaan elkaar support en hulp aanbieden. Mensen bruisen. Het resultaat is altijd verrassend. Ook voor mij. Iedere keer weer.

 

UbuntuVergaderKring voor Bestuurders, directie en team ROC.

 

En de leider….hij is.

Door nauwelijks te spreken hoef je als leider niet na te denken over de zorgvuldigheid van je woordkeuze. Je kunt je concentreren op wat de anderen zeggen, letten op het ongesproken woord en op de lichaamstaal. Je kunt alles tot je nemen en daarnaast zelf ook meegroeien in het besluitvormingsproces. Door los te laten komt het beste in het team naar boven. Als leider hoef je dan enkel te bekrachtigen wat het resultaat is. Zo ben je onderdeel van het team. Niet erboven, ertussen.En ik kan je vertellen: Dat voelt heel goed.

Vier het gedragen besluit

Daarna moet het resultaat bekrachtigd worden. in Afrika gebeurt dat door het besluit samen te zingen en te dansen. Heel energiek. Dan zijn wij weer een Hollands bedrijf. Toch die aangeklede borrel als afronding. Daar komt het proces nog herhaaldelijk langs.

Misschien…. ooit… gaan we samen het besluit vieren met dansen en zingen! Dat zou super zijn.

Leontine is corporate antropologe en inclusive entrepreneur, gespecialiseerd in opkomende markten. Zij is auteur van diverse boeken over Ubuntu management. Zij is veelgevraagd spreker op congressen. Meer weten over gedragen besluitvorming voor je organisatie? www.leontinevanhooft.nl